Für Selbstständige, Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen stellt die Buchhaltung eine wichtige Pflichtaufgabe dar, für die möglichst wenig Ressourcen aufgewendet werden sollen. Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware, auch Rechnungswesen-Software genannt, gilt gemeinhin als Möglichkeit, den Arbeitsprozess zu verkürzen und Ungenauigkeiten zu vermeiden. Um zu erkennen, welche Funktionen die Buchhaltungssoftware abdeckt und was ein gelungenes Angebot auszeichnet, nehmen wir alle wichtigen Aspekte des Themas unter die Lupe.
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Buchhaltungssoftware: Was ist das überhaupt?
Jeder Beschäftigte hat zumindest eine grobe Vorstellung davon, was unter einer Buchhaltungssoftware zu verstehen ist. Die Software dient im Großen und Ganzen dazu, die Buchhaltung im Unternehmen digital zu erledigen, Arbeitsprozesse zu reduzieren und Daten auf kürzestem Wege zu übermitteln. Die Programme sind speziell für kleine bis mittlere Unternehmen geschaffen, für die es besonders wichtig ist, sich schnell wieder auf das operative Geschäft konzentrieren zu können.
Eine Buchhaltungssoftware sollte Analysen und Kennzahlen rund um die Finanzen eines Unternehmens auf Knopfdruck ohne großen Aufwand bereitstellen. Eine typische Funktion einer Buchhaltungssoftware ist die Buchung von Geschäftsvorfällen unterschiedlichster Art. Eingehende Zahlungen von Kunden können darin ebenso verbucht werden wie ausgehende Zahlungen an Lieferanten. Auch die Kontrolle der offenen Posten ist mit einem guten IT-Tool für die Buchhaltung möglich. Sollte es bei einem Kunden zu einem Zahlungsverzug kommen, greift das sich im Ablauf anschließende Mahnwesen ebenso auf die Daten aus der Buchhaltung zu.
Neben diesen Grundfunktionen, die sich von jedem Buchhaltungsprogramm im gehobenen Segment abdecken lassen, gibt es zusätzliche Funktionen und frei wählbare Module, mit denen sich die Software dem persönlichen Arbeitsbereich anpassen lässt. Damit fügt sie sich optimal in die vorhandene Unternehmensstruktur ein.
Essentiell wird eine Rechnungswesen-Software dann, wenn ein Unternehmen laut Handelsgesetzbuch zur doppelten Buchführung verpflichtet ist. Unabhängig von der Rechtsform gilt dies für alle Betriebe, deren Jahresgewinn die Marke von 50.000 Euro erreicht oder deren jährlicher Umsatz über 500.000 Euro liegt. Buchhaltungsprogramme bieten den wertvollen Vorteil, dass systematisch alle Geschäftsvorfälle automatisch erfasst werden. Auf diese Weise reduziert sich der organisatorische Aufwand ganz entscheidend.
Was sind die Vorteile einer Rechnungswesen-Software?
Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware ist für Unternehmer mit einer Reihe wichtiger Vorteile verbunden. Dazu gehören unter anderem:
- Kostenoptimierung: Auf verschiedenen Wegen führt die Einführung eines Buchhaltungsprogramms zu niedrigeren Betriebskosten. Einerseits ist dafür die digitalisierte Erfassung aller Daten entscheidend, die viele Ordner ersetzen kann. Andererseits lassen sich auch die Kosten von Buchhaltern und Honorare von Steuerberatern positiv beeinflussen.
- Effizienzsteigerung: Ein mühsames und doch oft erfolgloses Aufbäumen gegen die Papierflut von noch nicht erfassten Belegen und Rechnungen entfällt durch die Verwendung der Software. Der Sortiervorgang läuft während des ganzen Geschäftsjahres im Hintergrund ab und dank einer übersichtlichen Eingabemaske fällt auch das Einpflegen der Belege deutlich leichter.
- Vermeidung von Fehlern: In der traditionellen Buchhaltung kann der Überblick leicht verlorengehen, wodurch sich unbemerkt Fehler einschleichen. Die Software hingegen erkennt Unstimmigkeiten im Datenbestand sofort und weist auf falsche Buchungen hin. Das erspart viele Unannehmlichkeiten und ermöglicht eine reibungslose Abwicklung.
- Juristische Aktualität: Kleine, aber entscheidende Gesetzesänderungen machen die Buchhaltung eines jeden Geschäftsjahres einzigartig. Dank präziser Aktualisierungen vollzieht die Buchhaltungssoftware diesen Wandel automatisch und schützt damit vor neu entstandenen juristischen Fallstricken.
- Flexibilität: Dank der individuellen Module passt sich eine Buchhaltungssoftware jedem Unternehmen an. Sie lässt sich parallel zum dynamischen Wachstum des Betriebs erweitern, sodass eine Umstellung künftig nicht mehr erforderlich ist.
Die Funktionen der Buchhaltungssoftware
Sofern Sie auf der Suche nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware sind, ist der Blick auf die integrierten Funktionen besonders bedeutsam. Für viele Unternehmen zählt dazu mehr als nur die einfache Kostenrechnung. Auch einzelne Teile der Finanzbuchhaltung wie zum Beispiel die Anlagenbuchhaltung lassen sich sinnvoll abdecken. Dazu ist es keineswegs notwendig, die Dienste einer weiteren Software zu beanspruchen. Weiterhin sind mit einer Buchhaltungssoftware die folgenden Punkte umsetzbar:
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Betriebswirtschaftliche Auswertung
- Jahresabschluss
- Kassenbuch
Sinnvoll ist heutzutage auch eine Schnittstelle zum Online-Banking, wodurch sich Kontobewegungen direkt erfassen und im Programm weiter verarbeiten lassen. Ein übersichtliches Dashboard sorgt dafür, dass diese direkt und transparent abrufbar sind. Damit sind alle relevanten Informationen noch schneller verfügbar, so dass sich aussagekräftige Kennzahlen zur Steuerung der Finanzen mit wenig Aufwand ermitteln lassen.
Ohne Kaltstart – Buchhaltungssoftware richtig einführen
Für eine nahtlose Implementierung der Software ist eine Überprüfung der Kompatibilität mit allen im Unternehmen verwendeten Programmen vorzunehmen. Auch eine Abstimmung mit dem verwendeten Betriebssystem ist notwendig. Auf diese Weise ist ein reibungsloser Datentransfer gewährleistet. Auf die Installation folgt die möglichst vollständige Migration von Altdaten, um auch auf sie digital zugreifen zu können. Mit dem Start der produktiven Arbeiten setzt nun ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ein. Konnten noch nicht alle Unklarheiten beseitigt werden, so hilft der Anbieter in der Regel mit einer Supporthotline weiter.
Das zeichnet professionelle Programme aus
Aufgrund der großen Fülle an Angeboten ist es besonders wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um das für Sie und Ihr Rechnungswesen passende Programm zu finden. Wie ist zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater organisiert? Kann dieser dank eines eigenen Zugangs Korrekturen vornehmen? Handelt es sich um eine Software, die den Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) entspricht, die alle Angaben umgehend auf Plausibilität prüft und den Weg zum papierlosen Büro begleitet? Und ist die Software dank mobiler Zugänge auch unterwegs nutzbar? Sind diese Eckpunkte sorgsam überprüft worden, ist ein erfolgreicher Start mit der neuen Software möglich.
Buchhaltungssoftware von SelectLine
Wenn Sie die Ihre Buchhaltung inklusive Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung automatisieren möchten, ist unsere SelectLine Buchhaltungssoftware eine günstige Option. Dank flexibler Erweiterungen passt sie sich der Unternehmensstruktur perfekt an und überzeugt mit den folgenden Vorteilen:
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- Automatische Umsatzsteuervoranmeldung
- Schnelle Buchungen dank intelligenter Assistenten
- GoB- und GoBD-Zertifikat
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Tobias Ambrosch
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